Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal

Prezenta politică explică modul în care PREDENTAL SMILE S.R.L. colectează, utilizează și protejează datele cu caracter personal ale pacienților, ale vizitatorilor site-ului și ale persoanelor care interacționează cu noi. Politica se aplică site-ului de prezentare www.predental.ro, aplicației de programări online programari.predental.ro, inclusiv cumpărării online a pachetelor de tratament atunci când această funcție este activă, precum și activității din cabinet.

1. Cine suntem (operatorul de date)

• Operator: PREDENTAL SMILE S.R.L.
• Sediu: Str. Brașov nr. 19, bloc OD5, scara 1, parter, ap. 2, Sector 6, București
• CUI: 43883649 · Nr. Reg. Com.: J40/4303/2021
• E-mail: smile@predental.ro
• Telefon: 021 555 86 08
• Contact pentru protecția datelor: smile@predental.ro

Pentru orice întrebare privind datele dumneavoastră ne puteți contacta la adresa de e-mail sau la sediul de mai sus.

Prelucrăm datele cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (Regulamentul general privind protecția datelor, „GDPR”), cu Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a GDPR și cu legislația națională aplicabilă. Stocăm datele pacienților în Uniunea Europeană; unii furnizori pot prelucra anumite date și în afara Spațiului Economic European, numai cu garanțiile descrise în secțiunea 10.

2. Principiile pe care le respectăm

Prelucrarea datelor în clinica PreDental se bazează pe principiile GDPR:

• prelucrare legală, echitabilă și transparentă;
• colectare în scopuri determinate, explicite și legitime;
• limitarea datelor la ceea ce este necesar scopului (minimizare);
• exactitatea datelor și actualizarea sau ștergerea celor incorecte fără întârziere;
• păstrare doar pe perioada necesară;
• confidențialitate, integritate și securitate adecvate;
• divulgare către terți numai atunci când este necesar pentru furnizarea serviciilor sau impus de lege.

3. Ce date colectăm

În funcție de relația dumneavoastră cu noi, putem prelucra:

• Date de identificare și contact: nume, prenume, telefon, e-mail, adresă, dată de naștere.
• Date privind sănătatea (categorie specială, art. 9 GDPR): istoric medical, diagnostice, tratamente stomatologice, documentație clinică. Aceste date beneficiază de protecție sporită și sunt prelucrate exclusiv în scopul furnizării serviciilor medicale.
• Date despre programări: medic, serviciu, dată și oră, statusul programării, observații și notițe.
• Date de facturare și despre comenzi: datele necesare emiterii bonului fiscal sau a facturii și înregistrării contabile (nume, adresă și, pentru persoane juridice, denumirea, CUI-ul și numărul de înregistrare în Registrul Comerțului), iar la cumpărarea online a pachetelor, pachetul ales, valoarea și codul comenzii.
• Date tehnice și de utilizare a site-ului: adresă IP, paginile vizitate, durata vizitei, dispozitiv și browser și, numai dacă acceptați cookie-urile de statistică sau de marketing, identificatori din cookie-uri (vezi secțiunea 6).

Furnizarea datelor de identificare, de contact și de sănătate este necesară pentru a vă putea oferi serviciile; fără ele nu putem realiza programarea sau tratamentul.

Site-ul de prezentare

Site-ul de prezentare este un site static, găzduit pe Cloudflare Pages de Cloudflare, Inc., care acționează ca persoană împuternicită. Site-ul nu are conturi de utilizator și nu conține formulare, astfel încât nu ne transmiteți prin intermediul lui date de identificare. La fiecare accesare, Cloudflare prelucrează date tehnice (adresa IP, browserul, pagina solicitată) pentru a livra paginile și pentru a proteja site-ul de atacuri și de traficul automatizat. Fonturile sunt găzduite împreună cu site-ul, astfel încât afișarea paginilor nu trimite cereri către Google Fonts. Până când vă exprimați alegerea în bannerul de cookie-uri, precum și dacă refuzați, site-ul nu încarcă niciun script Google, astfel încât browserul dumneavoastră nu trimite date către Google. Instrumentele de statistică și de marketing (Google Analytics, Google Ads și, dacă este activat, pixelul ChatGPT Ads) se încarcă numai pentru categoriile pe care le acceptați (vezi secțiunile 6 și 7), iar harta Google Maps de pe pagina de contact se încarcă numai dacă apăsați butonul „Afișează harta”.

Programarea online

Programările online se fac în aplicația programari.predental.ro, operată tot de noi. Formularul de programare colectează:

• numele și prenumele;
• numărul de telefon, folosit și pentru mesajele WhatsApp;
• serviciul dorit, medicul, data și ora;
• adresa de e-mail (opțional; obligatorie la cumpărarea unui pachet, pentru trimiterea facturii);
• observații (opțional).

Dacă alegeți să menționați în câmpul de observații informații despre sănătatea dumneavoastră, acestea sunt tratate ca date privind sănătatea și sunt folosite exclusiv în scopul furnizării serviciilor medicale.

Formularul este protejat de Cloudflare Turnstile, un mecanism anti-bot strict necesar, care analizează adresa IP și semnale tehnice ale browserului pentru a deosebi persoanele de programele automate.

Opțiunea de a primi oferte și remindere prin WhatsApp sau e-mail, bifată separat în formular, este facultativă și se bazează pe consimțământul dumneavoastră.

Cumpărarea online a pachetelor de tratament

Atunci când această funcție este activă, puteți cumpăra online pachete de tratament prin aplicația de programări. În acest caz:

• plata se procesează prin Netopia Payments (NETOPIA Financial Technologies S.A.): datele cardului se introduc exclusiv pe paginile Netopia și nu ajung niciodată la clinică, care primește doar rezultatul plății;
• factura se emite prin SmartBill (Intelligent IT SRL) și, atunci când legea o cere, se transmite către ANAF prin sistemul RO e-Factura; în acest scop prelucrăm datele de identificare pentru facturare (nume, adresă și, pentru persoane juridice, denumirea, CUI-ul și numărul de înregistrare), în temeiul obligației legale prevăzute de art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR;
• confirmarea comenzii vă este trimisă pe WhatsApp;
• dacă alegeți opțiunea de cadou, voucherul vă este trimis pe e-mail prin serviciul Resend, iar comanda poate include și numele destinatarului.

Datele copiilor

Datele copiilor sunt prelucrate numai prin intermediul părinților sau al reprezentanților legali, care fac programarea și ne furnizează informațiile necesare.

4. Scopurile și temeiurile legale ale prelucrării

Nu ne întemeiem pe interesul legitim pentru statistici, publicitate sau alte forme de urmărire; pentru acestea, temeiul este consimțământul dumneavoastră. Vă puteți retrage consimțământul oricând, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

5. Sursele datelor

Colectăm date direct de la dumneavoastră (la programare, în cabinet, prin formularul online din aplicația de programări, la cumpărarea online a pachetelor sau prin comunicările cu noi) și, în mod automat, prin tehnologiile de pe site (cookie-uri și instrumente de analiză), atunci când le acceptați, respectiv prin mecanismele de securitate strict necesare (Cloudflare). Datele copiilor ne sunt furnizate de părinți sau de reprezentanții legali. Rezultatul plăților online îl primim de la Netopia Payments.

6. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul de prezentare și aplicația de programări folosesc cookie-uri și tehnologii similare (stocarea locală din browser și, cu consimțământ, scripturi de măsurare). Conform Legii nr. 506/2004, cele care nu sunt strict necesare se activează numai cu acordul dumneavoastră. La prima vizită pe site-ul de prezentare afișăm un banner de consimțământ cu trei opțiuni, afișate la același nivel: „Accept toate”, „Respinge” și „Setări”. Din „Setări” puteți alege separat, pentru fiecare scop, categoriile „Statistici” și „Marketing”, care nu sunt bifate în prealabil.

• Cookie-uri strict necesare / de securitate – activate implicit, pentru funcționarea și protecția site-ului (memorarea alegerii privind cookie-urile, protecția anti-bot Cloudflare).
• Statistici (Google Analytics 4) – activate doar cu consimțământul dumneavoastră; ne ajută să înțelegem utilizarea site-ului.
• Marketing (Google Ads și, dacă clinica îl activează, pixelul ChatGPT Ads) – activate doar cu consimțământul dumneavoastră.

Starea implicită este „refuzat”. Pe site-ul de prezentare folosim Google Consent Mode v2 în modul de bază: până la alegerea dumneavoastră, precum și dacă refuzați, nu se încarcă niciun script Google (gtag.js nu este descărcat), astfel încât browserul dumneavoastră nu trimite nimic către Google. Alegerea dumneavoastră se păstrează în browser timp de 180 de zile, după care vă întrebăm din nou, și o puteți modifica oricând din linkul „Setări cookie-uri” din subsolul paginii. Dacă dezactivați o categorie pe care ați acceptat-o anterior, site-ul șterge cookie-urile Google pe care le poate accesa și reîncarcă pagina, astfel încât instrumentele respective nu mai rulează. Harta Google Maps de pe pagina de contact nu se încarcă automat, ci numai dacă apăsați butonul „Afișează harta”. Lista completă a cookie-urilor, cu duratele lor, se află în Politica de cookie-uri.

Notă: site-ul de prezentare și aplicația de programări sunt aplicații separate, fiecare cu propriul banner de consimțământ, cu aceleași opțiuni și același mod de funcționare (Google Consent Mode v2 în modul de bază); alegerea făcută în una nu se aplică automat și celeilalte. Cookie-urile Google Analytics și Google Ads, atunci când sunt plasate, sunt stocate pe domeniul .predental.ro și sunt, astfel, accesibile și aplicației de programări de pe programari.predental.ro.

7. Analiză, publicitate și măsurarea conversiilor (Google și OpenAI)

Cu consimțământul dumneavoastră, folosim Google Analytics 4 (ID de măsurare G-STDLKPPDTX) pentru statistici de utilizare și eticheta de conversie și remarketing Google Ads (AW-10864829578) pentru a măsura eficiența campaniilor. Ambele se încarcă prin gtag.js și sunt furnizate de Google Ireland Ltd. Pe site-ul de prezentare, Google Analytics 4 rulează numai dacă ați acceptat categoria „Statistici”, iar eticheta Google Ads numai dacă ați acceptat categoria „Marketing”; fără consimțământ, gtag.js nu este descărcat și browserul dumneavoastră nu trimite nimic către Google (detalii în Politica de cookie-uri).

Pentru a corela mai exact programările cu reclamele, aplicația de programări utilizează funcția Enhanced Conversions (Conversii îmbunătățite) a Google Ads. Aceasta înseamnă că, numai dacă v-ați dat consimțământul în aplicația de programări, numărul de telefon și, dacă ați furnizat-o, adresa de e-mail introduse la programare sunt transformate într-un cod ireversibil (hash SHA-256) înainte de a fi transmise către Google și sunt folosite exclusiv pentru a atribui conversia campaniei corespunzătoare.

Dacă clinica activează publicitatea în ChatGPT, folosim și pixelul ChatGPT Ads al OpenAI (OAIQ SDK, încărcat de pe bzrcdn.openai.com), furnizat utilizatorilor din Spațiul Economic European de OpenAI Ireland Ltd. Pixelul se încarcă numai după ce acceptați cookie-urile de marketing; dacă le refuzați, scriptul nu este descărcat. În prezent, pixelul nu este activ pe site-ul de prezentare. Cu consimțământul dumneavoastră, la confirmarea unei programări sau a unei comenzi, aplicația de programări transmite către OpenAI evenimentul de conversie și, pentru potrivire, adresa de e-mail și numărul de telefon, transformate ireversibil (hash SHA-256) în browser. Dacă ajungeți în aplicația de programări dintr-o reclamă ChatGPT, identificatorul clicului este păstrat în browser, numai după consimțământ, timp de 30 de zile, pentru atribuirea programării.

La confirmarea unei programări, aplicația de programări transmite un eveniment de conversie care conține doar o valoare estimată și un identificator al programării, fără denumirea serviciului, a medicului sau alte detalii despre programare: către Google Analytics numai cu consimțământ pentru statistici, iar către Google Ads numai cu consimțământ pentru marketing. Ca și site-ul de prezentare, aplicația de programări folosește Google Consent Mode v2 în modul de bază: fără consimțământ, scripturile Google nu se încarcă și nu se transmite nimic către Google. Adresa de e-mail și numărul de telefon, transformate ireversibil (hash SHA-256), se transmit către Google și OpenAI numai cu consimțământ pentru marketing; datele destinate OpenAI se transmit numai dacă pixelul ChatGPT Ads este activat. Nu transmitem diagnostice, observațiile completate în formular sau informații din dosarul medical.

Dacă refuzați cookie-urile în aplicația de programări, adresa de e-mail și numărul de telefon nu sunt transmise către Google sau OpenAI.

8. Comunicări prin WhatsApp și e-mail

Trimitem confirmări de programare, remindere și actualizări, precum și confirmări ale comenzilor online, prin WhatsApp Business Platform, operat de Meta Platforms Ireland Ltd. În acest scop, numărul dumneavoastră de telefon și detaliile programării (nume, dată, oră, medic, serviciu) sau ale comenzii (codul comenzii, suma plătită, pachetul) sunt prelucrate de Meta în calitate de furnizor al serviciului de mesagerie. Vă puteți dezabona oricând răspunzând STOP la mesaje.

Dacă ne-ați furnizat adresa de e-mail, vă putem trimite pe e-mail confirmări și informații despre programare sau comandă. Voucherele cadou se trimit pe e-mail prin serviciul Resend. Mesajele cu oferte vi le trimitem numai dacă ați bifat opțiunea corespunzătoare.

9. Cine are acces la datele dumneavoastră (persoane împuternicite și destinatari)

Apelăm doar la furnizori care oferă garanții adecvate privind protecția datelor. Cu furnizorii care prelucrează datele în numele nostru, ca persoane împuternicite, avem încheiate acorduri de prelucrare a datelor; unii destinatari, indicați mai jos, prelucrează datele în calitate de operatori independenți. Categoriile de furnizori și datele transmise:

Pentru Google Ads, Google Maps și pixelul ChatGPT Ads, Google Ireland Ltd. și OpenAI Ireland Ltd prelucrează datele ca operatori independenți, potrivit propriilor politici de confidențialitate. PREDENTAL SMILE S.R.L. este operator asociat împreună cu acești furnizori numai pentru colectarea datelor pe site și transmiterea lor către aceștia (în sensul hotărârii Curții de Justiție a Uniunii Europene în cauza C-40/17, Fashion ID), nu și pentru prelucrările efectuate ulterior de furnizori. Procesatorul de plăți și ANAF prelucrează datele primite și în calitate de operatori independenți, potrivit legii și propriilor politici.

Nu vindem datele dumneavoastră și nu le divulgăm în alte scopuri decât cele de mai sus, cu excepția cazurilor impuse de lege (de exemplu, către autoritățile competente).

10. Transferuri internaționale de date

Unii furnizori (de exemplu Google, Meta, Cloudflare și OpenAI) pot prelucra date și în afara Spațiului Economic European, inclusiv în SUA. Aceste transferuri se realizează numai cu garanții adecvate, în temeiul deciziei de adecvare (EU–US Data Privacy Framework) și/sau al clauzelor contractuale standard (SCC) aprobate de Comisia Europeană. Cloudflare, Inc. prelucrează datele în calitate de persoană împuternicită; transferurile de date în afara Spațiului Economic European se realizează în temeiul cadrului EU–US Data Privacy Framework și al clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană. Stocarea principală a datelor pacienților se face în UE (Supabase, regiunea Frankfurt).

11. Cât timp păstrăm datele

• Date și documente medicale: pe durata relației cu pacientul și ulterior, pe perioadele impuse de legislația privind documentele medicale.
• Datele unei programări online neurmate de o vizită: doar pe perioada necesară gestionării programărilor și evidenței interne, apoi se șterg.
• Documente financiar-contabile și fiscale, inclusiv facturile pentru pachetele cumpărate online: conform legislației aplicabile (în general 10 ani).
• Date prelucrate în baza consimțământului (marketing): până la retragerea consimțământului.
• Alegerea privind cookie-urile: 180 de zile, în browserul dumneavoastră.
• Date de statistică din Google Analytics 4: conform setării de păstrare a datelor din contul Google Analytics al clinicii (cel mult 14 luni).
• Alte date tehnice, de analiză și de publicitate: conform perioadelor de retenție ale instrumentelor utilizate (vezi Politica de cookie-uri) și consimțământului acordat.

În toate cazurile, nu păstrăm datele mai mult decât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate sau decât prevede legea.

12. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele împotriva accesului neautorizat, pierderii sau divulgării: control al accesului pe bază de roluri, stocare în UE, criptarea comunicațiilor și restricționarea accesului direct la datele sensibile. Formularul de programare este protejat împotriva abuzurilor automate prin Cloudflare Turnstile, iar datele cardului se introduc exclusiv pe paginile procesatorului de plăți.

13. Drepturile dumneavoastră

În calitate de persoană vizată, aveți următoarele drepturi:

• dreptul de acces la datele dumneavoastră și la o copie a acestora;
• dreptul la rectificare a datelor inexacte sau incomplete;
• dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”), în limitele obligațiilor legale aplicabile domeniului sănătății;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor, atunci când este fezabil tehnic;
• dreptul la opoziție, inclusiv față de prelucrarea în scop de marketing;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii automate, inclusiv profilare;
• dreptul de a vă retrage consimțământul oricând, inclusiv pentru cookie-uri, din linkul „Setări cookie-uri”;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere.

Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți scrie la smile@predental.ro sau vă puteți adresa sediului nostru. Vă răspundem gratuit, în cel mult 30 de zile de la primirea cererii; dacă cererea este complexă sau primim un număr mare de cereri, termenul poate fi prelungit cu încă două luni, iar în acest caz vă anunțăm în primele 30 de zile. Cererile vădit nefondate sau excesive (în special repetitive) pot fi taxate rezonabil sau refuzate, conform legii.

Autoritatea de supraveghere: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, Sector 1, București, www.dataprotection.ro.

14. Decizii automate și profilare

Nu luăm decizii cu efecte juridice sau cu efecte similare semnificative asupra dumneavoastră bazate exclusiv pe prelucrare automată și nu realizăm profilarea pacienților. Eventualele activități de segmentare în scop de marketing, cum este remarketingul prin Google Ads sau ChatGPT Ads, sunt realizate de acești furnizori numai pe baza consimțământului dumneavoastră și vă puteți opune oricând, retrăgându-vă consimțământul.

15. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza periodic această politică. Versiunea în vigoare este cea publicată pe site, iar data ultimei actualizări este indicată la finalul documentului. Vă recomandăm să o consultați ocazional.

Prin utilizarea serviciilor și a site-ului nostru și, după caz, prin acordarea consimțământului, confirmați că ați luat cunoștință de prezenta Politică de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Data ultimei actualizări: 7 octombrie 2026. Versiunile anterioare ale acestei politici sunt disponibile la cerere, la smile@predental.ro.